Lotus for Work: "Mục tiêu là cung cấp cả một môi trường làm việc, chứ chỉ để chat thì nhiều app làm rồi"

Sự hiện diện ngày càng phổ biến của các nền tảng như Slack, Microsoft Teams hay Google Chat trong doanh nghiệp Việt Nam phần lớn xuất phát từ xu thế toàn cầu hóa hạ tầng số, chứ không hẳn từ sự phù hợp với đặc điểm tổ chức nội tại. Nhiều doanh nghiệp, nhất là nhóm vừa và nhỏ, vẫn đang phải điều chỉnh cách làm việc hàng ngày để thích nghi với một mô hình thiết kế cho bối cảnh vận hành hoàn toàn khác.

Các nền tảng giao tiếp quốc tế được phát triển trên giả định về một cấu trúc tổ chức phân tầng, tuyến tính, nơi vai trò và quy trình được xác định rõ ràng. Nhưng trong thực tế doanh nghiệp Việt, việc phân vai thường linh hoạt, mối quan hệ giữa các nhóm đan xen, tương tác không thuần túy nhiệm vụ mà còn mang tính xã hội. Việc gượng ép bản thân vào những mô hình cứng nhắc khiến giao tiếp nội bộ trở nên thiếu tự nhiên, kém hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa là lớn.

Sự xuất hiện của Lotus Chat có thể được hiểu như một giải pháp mang tính lâu dài và triệt để trước tình trạng đó. Không đi theo mô hình sao chép, không cố tái tạo trải nghiệm đã có sẵn, nền tảng này đặt ra câu hỏi ngược lại: liệu có thể xây dựng một hạ tầng giao tiếp số mà ở đó, thói quen, nhịp độ, văn hóa tổ chức của doanh nghiệp Việt được xem là chuẩn gốc, thay vì ngoại lệ?

Hạ tầng giao tiếp và cấu trúc xã hội trong doanh nghiệp Việt

Giao tiếp công việc không tách biệt hoàn toàn khỏi bối cảnh xã hội. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tổ chức Việt, các tương tác nội bộ mang nặng yếu tố quan hệ, ngữ cảnh và phi chính thức. Những điều này ít khi được các nền tảng giao tiếp quốc tế tính toán đến, vì thực chất các vấn đề này ngay từ đầu đã không phù hợp với mô hình tổ chức phương Tây vốn đề cao sự phân rã chức năng và tính chuyên biệt.

Lotus Chat không cố ép người dùng thay đổi cách làm việc, mà tạo điều kiện để họ tiếp tục làm việc theo cách quen thuộc, chỉ là trong một môi trường số hóa. Từ việc cho phép một người sử dụng nhiều bí danh trong các nhóm chat khác nhau, cho đến tích hợp lịch âm vào hệ thống nhắc việc, những yếu tố tưởng nhỏ nhưng lại phản ánh chính xác cách con người Việt tổ chức công việc trong không gian số.

Được biết, tầm nhìn của Lotus Chat ngay từ ban đầu không hướng tới việc trở thành công cụ thay đổi cách làm việc, thay vào đó là một hệ sinh thái mềm cho phép chuyển hóa cách làm việc hiện có vào không gian số, với mức độ tổn thất thấp nhất về mặt nhu cầu thói quen và văn hóa nội bộ. Trong khi các nền tảng khác chọn tiêu chuẩn hóa để dễ quản lý và mở rộng, Lotus chọn tiếp cận theo chiều sâu, bằng cách xây dựng các kịch bản cụ thể cho từng nhóm người dùng thực tế. Đây là cách tiếp cận mang tính tùy chỉnh và hoàn toàn có thể cá nhân hóa cho từng mô hình doanh nghiệp.

Lotus Chat về cơ bản là một công cụ nhắn tin, nhưng có tầm nhìn phát triển để dần trở thành một dạng "giải pháp số" cho doanh nghiệp Việt, nơi giao tiếp, vai trò, hành vi được "mã hóa" theo cách phù hợp với bối cảnh nội bộ của từng doanh nghiệp, không cần phải đi theo một giải pháp chung mang tính "có sẵn" như trước đây.

Lotus for Work có gì?

Sau gần một năm triển khai, Lotus Chat nói chung và Lotus for Work nói riêng đang định hình rõ hơn vai trò của mình như một nền tảng dành riêng cho tổ chức, với ba lớp tính năng chính: hỗ trợ giao tiếp nhóm linh hoạt, tích hợp công cụ AI để tối ưu quy trình, và cung cấp hệ thống API mở cho doanh nghiệp.

Ở tầng giao tiếp cơ bản, Lotus Chat cho phép người dùng sử dụng nhiều danh tính trong cùng một tài khoản, phù hợp với thực tế phân vai linh hoạt trong doanh nghiệp nội địa. Hệ thống nhóm private được bổ sung tính năng hạn chế forward, giới hạn chụp màn hình, giúp kiểm soát nội dung nhạy cảm mà không cần can thiệp thêm từ IT nội bộ.

Hệ thống gọi nhóm được tích hợp sẵn, cho phép ghi âm cuộc gọi, tổ chức họp trực tuyến với số lượng lớn thành viên mà không phụ thuộc vào nền tảng ngoài. Việc mở rộng quy mô nhóm đến hàng nghìn người cũng cho thấy khả năng đáp ứng cho các tổ chức có mô hình CSKH hoặc cộng đồng đông đảo.

Về trí tuệ nhân tạo, Lotus tích hợp trợ lý ảo Lota và nền tảng Biz AI Platform, với các kịch bản phục vụ nhu cầu tư vấn tuyển sinh, hỗ trợ marketing qua email, tư vấn đặt bàn nhà hàng, khuyến mãi theo hồ sơ khách hàng hoặc đồng bộ dữ liệu về hệ thống CRM. Hệ thống này không được thiết kế theo hướng tổng quát, mà được phát triển riêng cho từng nhóm hành vi hoặc lĩnh vực hoạt động cụ thể, giúp giảm độ trễ và sai lệch khi ứng dụng AI trong môi trường tổ chức bản địa.

Đáng chú ý, hệ thống API và bot vừa được công bố cho phép các doanh nghiệp tận dụng lại thư viện Telegram mà không cần viết lại toàn bộ hệ thống tích hợp. Đây là một lựa chọn mang tính tiết kiệm chi phí triển khai và phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số từng phần mà nhiều doanh nghiệp Việt đang theo đuổi.

Về chi phí, Lotus for Work triển khai mô hình tính phí linh hoạt theo số lượng tin nhắn gửi đi (push mess), với ba giai đoạn sử dụng: miễn phí, dùng thử (Pilot), và gói dịch vụ chính thức. Người dùng mới có thể trải nghiệm miễn phí 5.000 tin nhắn trong 15 ngày với tốc độ xử lý 50 tin/giây. Giai đoạn Pilot kéo dài 15 ngày tiếp theo cho phép sử dụng đầy đủ tính năng với mức chi phí giảm 50%. Khi bước vào giai đoạn triển khai chính thức, hệ thống chia thành hai gói: Standard và Premium, tương ứng với mức tốc độ xử lý 100 và 300 tin/giây. Mức giá linh hoạt theo sản lượng tin nhắn, từ 0,5 VNĐ/tin (với 20.000 tin/tháng) xuống còn 0,16 VNĐ/tin (với 10 triệu tin/tháng) ở gói Standard, và từ 1 VNĐ/tin đến 0,32 VNĐ/tin ở gói Premium.

Ngoài ra, khả năng đồng bộ tức thì, đăng nhập đa thiết bị qua quét mã QR và lưu trữ đám mây thời gian thực là các yếu tố hạ tầng đảm bảo Lotus Chat vận hành ổn định như một công cụ giao tiếp chính thức trong môi trường doanh nghiệp.