Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp phải những thách thức trong việc quản lý tiến độ dự án, đánh giá chính xác kết quả công việc và đảm bảo nhân viên đáp ứng các tiêu chí hiệu suất (KPI) đã đề ra. Khối lượng công việc ngày càng lớn và phức tạp, cùng với yêu cầu phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, khiến việc nâng cao hiệu quả trở nên thách thức.
Những vấn đề thường gặp bao gồm: sự phân công tác vụ không rõ ràng, dẫn đến chồng chéo và thiếu minh bạch; thiếu công cụ theo dõi tiến độ gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc nắm bắt tình hình thực tế; sự không nhất quán trong việc đo lường KPI làm giảm khả năng cải thiện hiệu quả; và giao tiếp nội bộ thiếu hiệu quả cản trở sự phối hợp. Nếu không được khắc phục kịp thời, những vấn đề này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động, lợi nhuận và vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối mặt với những thách thức phổ biến, đã được phát triển như một giải pháp toàn diện giúp tổ chức, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc trở nên đơn giản và tối ưu. Với nền tảng này, doanh nghiệp có thể thuận tiện tạo dựng các tác vụ cho cá nhân hoặc nhóm, phân chia công việc một cách hợp lý với thời hạn đã định và thiết lập quyền hạn cụ thể cho từng vai trò và trách nhiệm. Điều này đảm bảo tính minh bạch và sử dụng nguồn lực hiệu quả.
Hệ thống còn có bảng công việc trực quan giúp các nhà quản lý theo dõi tiến độ từng tác vụ một cách dễ dàng. Tính năng nhắc nhở tự động được thiết lập để giảm thiểu tối đa tình trạng công việc bị bỏ sót hoặc chậm trễ.
Ngoài ra, Bitrix24 còn cung cấp khả năng theo dõi KPI theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp chính xác đánh giá năng suất của từng cá nhân và phòng ban. Nền tảng này tự động tổng hợp các báo cáo chi tiết, thống kê số tác vụ hoàn thành, đo lường mức độ hoàn thành KPI, và phân tích hiệu quả công việc theo từng giai đoạn. Ví dụ như kết quả làm việc của phòng ban bán hàng: các nhà quản lý có thể xem xét và đánh giá hiệu suất của từng nhân viên bằng những chỉ số như tỉ lệ chuyển đổi, tổng doanh số bán hàng... Thông qua hệ thống biểu đồ và báo cáo trực quan tự động, nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận biết điểm mạnh, hạn chế và đưa ra quyết định kịp thời, thay vì lãng phí thời gian vào xử lý dữ liệu thủ công.
Điểm mạnh nổi bật của Bitrix24 nằm ở sự tích hợp các công cụ quản lý khối lượng công việc để giúp người quản lý dễ dàng theo dõi mức độ bận rộn của từng nhân viên theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị trực quan số lượng, tiến độ và thời gian hoàn thành ước tính của các tác vụ được giao, do đó hỗ trợ phân bổ công việc hợp lý, tránh quá tải hoặc lãng phí tài nguyên. Tính năng này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc chung và đảm bảo mọi thành viên đều làm việc ở hiệu suất cao nhất.
Thêm vào đó, nền tảng cung cấp bộ tính năng chạy trên nền AI để đánh giá và tối ưu quy trình làm việc. Tính năng mới nhất, CoPilot Follow-up, có thể tự động phân tích cuộc họp online, nêu ra chương trình nghị sự và nội dung của cuộc gọi, tóm tắt các điểm chính, ghi lại kết quả buổi họp, đánh giá vai trò của các nhân viên tham gia. Đây là một công cụ đảm bảo tiến độ công việc và đề xuất những khuyến nghị bổ sung.
Để tận dụng tối đa giá trị mà nền tảng này mang lại, doanh nghiệp cần xác định các KPI quan trọng như tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, thời gian xử lý trung bình, sự tuân thủ quy trình và hiệu suất cá nhân. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống quản lý công việc phù hợp với đặc thù của tổ chức, sử dụng bảng Kanban hay danh sách công việc, thiết lập deadline cụ thể, phân quyền rõ ràng, tích hợp lịch làm việc và kích hoạt hệ thống báo cáo KPI tự động.
Khi hiểu rõ quy trình quản lý KPI cá nhân và đội nhóm, nhân viên cũng có thể theo dõi tiến độ, thay đổi phương pháp làm việc và hướng đến mục tiêu tốt hơn. Một hệ thống KPI minh bạch cũng góp phần tạo ra môi trường làm việc công bằng, hỗ trợ đánh giá năng lực chính xác. Với doanh nghiệp, việc thường xuyên phân tích dữ liệu KPI là cần thiết để điều chỉnh chiến lược, phân bổ nguồn lực hiệu quả và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Tóm lại, Bitrix24 là một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giám sát hiệu suất và KPI chính xác và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Lấy link